DIGITALISIERUNG
Neue Software verspricht schnellere Abläufe, weniger Aufwand und bessere Zusammenarbeit.
Doch ein digitales Werkzeug verbessert nicht automatisch einen schlechten Prozess.
Wer Digitalisierung mit der Auswahl einer Software beginnt, riskiert deshalb, bestehende Probleme lediglich digital abzubilden.
DARUM GEHT ES
Digitalisierung beginnt nicht mit Software.
Sie beginnt mit der Frage, wie Arbeit heute tatsächlich abläuft.
Wer macht was?
Welche Informationen werden benötigt?
Wo entstehen Wartezeiten?
Welche Schritte sind doppelt?
Wo werden Daten mehrfach eingegeben?
Und welche Ausnahmen treten im Arbeitsalltag regelmäßig auf?
Erst wenn diese Zusammenhänge verstanden sind, lässt sich sinnvoll entscheiden, welche Technologie den Prozess wirklich unterstützt.
IM ÜBERBLICK
01 Software löst keine unklaren Abläufe
02 Ein schlechter Prozess wird digital nur schneller schlecht
03 Mitarbeiter kennen die Realität des Prozesses
04 Anforderungen sollten aus der Arbeit entstehen
05 Nicht jede Ausnahme braucht eine technische Lösung
06 Digitalisierung verändert auch Verantwortung und Zusammenarbeit
01
Ein Unternehmen möchte einen Prozess digitalisieren.
Die bisherige Lösung besteht aus E-Mails, Excel-Listen, persönlichen Absprachen und mehreren Freigaben.
Der erste Impuls lautet häufig:
„Wir brauchen dafür ein neues System.“
Doch bevor über Software gesprochen wird, sollte eine andere Frage beantwortet werden:
Warum funktioniert der heutige Ablauf so, wie er funktioniert?
Vielleicht existieren drei Freigabeschritte, weil früher niemand klare Entscheidungsbefugnisse hatte.
Vielleicht werden Daten mehrfach erfasst, weil verschiedene Bereiche mit unterschiedlichen Informationen arbeiten.
Vielleicht entstehen viele E-Mails, weil der Status eines Vorgangs sonst für niemanden sichtbar ist.
Software kann diese Probleme unterstützen zu lösen.
Aber sie kann nicht entscheiden, welcher Prozess sinnvoll ist.
Die zentrale Frage lautet nicht: Welche Software brauchen wir? Sondern: Wie sollte der Prozess künftig funktionieren und wo kann Technik sinnvoll unterstützen?
02
Digitalisierung kann Prozesse schneller machen.
Genau darin liegt auch ein Risiko.
Wenn unnötige Schritte automatisiert werden, laufen sie anschließend möglicherweise effizienter, bleiben aber trotzdem unnötig.
Eine doppelte Dateneingabe wird nicht sinnvoller, nur weil sie jetzt in zwei digitalen Systemen stattfindet.
Eine unnötige Freigabe wird nicht besser, weil sie per Klick erfolgt.
Und ein unklarer Entscheidungsweg bleibt unklar, selbst wenn eine Software ihn technisch abbildet.
Vor einer Automatisierung lohnt sich deshalb immer die Frage:
Welche Schritte brauchen wir überhaupt noch?
AUS DER PRAXIS
Ein Unternehmen führt eine neue Software für interne Anfragen ein.
Ziel ist, E-Mails zu reduzieren und Bearbeitungszeiten zu verkürzen.
Nach einigen Wochen sind die Mitarbeiter unzufrieden.
Anfragen werden zwar jetzt digital erfasst, müssen aber weiterhin von mehreren Personen geprüft werden. Informationen fehlen regelmäßig und bei Ausnahmen beginnt zusätzlich die Abstimmung per E-Mail.
Der erste Eindruck lautet:
„Die Software funktioniert nicht.“
Bei genauerer Betrachtung zeigt sich jedoch:
Die Software bildet ziemlich genau den Prozess ab, der vorher bereits Probleme verursacht hat.
Erst nachdem Zuständigkeiten, notwendige Informationen und Freigaben neu betrachtet wurden, konnte auch das System sinnvoll eingerichtet werden.
03
Prozesse sehen in einer Beschreibung häufig sauberer aus als im tatsächlichen Arbeitsalltag.
Auf dem Papier folgt Schritt B auf Schritt A.
In der Praxis fehlt aber manchmal eine Information.
Ein Kunde liefert Daten anders.
Ein Kollege ist nicht erreichbar.
Eine Ausnahme muss berücksichtigt werden.
Genau diese Realität kennen die Menschen, die täglich mit dem Prozess arbeiten.
Wer sie erst einbezieht, nachdem eine Software ausgewählt und konfiguriert wurde, entdeckt wichtige Anforderungen möglicherweise zu spät.
Beteiligung bedeutet dabei nicht, dass jeder Mitarbeiter über die Software entscheidet.
Sie bedeutet, das Wissen aus der Praxis früh genug zu nutzen.
DIGITALISIERUNG
Wenn Mitarbeiter ihre Arbeit hauptsächlich danach ausrichten müssen, wie eine Software aufgebaut ist, lohnt sich ein genauer Blick.
Natürlich setzt jedes System Grenzen.
Aber die entscheidende Frage bleibt:
Passt die technische Lösung ausreichend gut zu dem Prozess, den das Unternehmen wirklich braucht?
Oder wurde der Prozess verändert, nur damit er in eine bereits ausgewählte Software passt?
Digitalisierung sollte nicht darin bestehen, Menschen an Technik anzupassen.
Sie sollte Technik dort einsetzen, wo sie Menschen und Prozesse sinnvoll unterstützt.
04
Softwareprojekte beginnen häufig mit langen Funktionslisten.
Das System soll dies können.
Und das.
Und außerdem noch diese Funktion besitzen.
Doch Funktionen allein sagen wenig darüber aus, ob eine Lösung im Alltag wirklich hilfreich ist.
Sinnvoller ist es, Anforderungen aus konkreten Arbeitssituationen abzuleiten.
Welche Information braucht ein Mitarbeiter an welchem Punkt?
Welche Entscheidung muss getroffen werden?
Wer muss den aktuellen Status sehen?
Welche Daten dürfen nur einmal erfasst werden?
Wo muss ein Vorgang flexibel bleiben?
Aus diesen Fragen entsteht ein klareres Bild davon, was eine Software tatsächlich leisten muss.
05
Unternehmen möchten häufig jede denkbare Situation in einem System abbilden.
Dadurch werden Softwarelösungen schnell komplex.
Für seltene Ausnahmefälle entstehen zusätzliche Felder, Freigabelogiken und Sonderwege.
Die Frage sollte deshalb nicht nur lauten:
„Kann das System diesen Fall abbilden?“
Sondern auch:
„Wie häufig tritt dieser Fall überhaupt auf und lohnt sich dafür zusätzliche Komplexität?“
Manche Ausnahmen lassen sich besser bewusst außerhalb eines Standardprozesses behandeln.
Ein guter digitaler Prozess muss nicht jede theoretisch mögliche Situation automatisieren.
Einfachheit ist ebenfalls eine Anforderung. Je mehr Sonderfälle technisch abgebildet werden, desto schwieriger wird häufig die Nutzung für alle anderen.
06
Neue Software verändert selten nur einen technischen Ablauf.
Informationen werden plötzlich für andere sichtbar.
Entscheidungen können an anderer Stelle getroffen werden.
Aufgaben, die früher bei einer Person lagen, lassen sich verteilen.
Einige Tätigkeiten fallen weg.
Andere entstehen neu.
Deshalb ist Digitalisierung immer auch Organisationsentwicklung.
Wenn sich Technik verändert, sollte gleichzeitig geklärt werden:
Wer übernimmt künftig welche Verantwortung?
Welche Rolle verändert sich?
Welche Entscheidungen können dezentraler getroffen werden?
Und welche Zusammenarbeit braucht der neue Prozess?
Wer nur die Software betrachtet, übersieht einen wesentlichen Teil der Veränderung.
KURZER SELBSTCHECK
FAZIT
Software kann Unternehmen enorm unterstützen.
Sie kann Informationen verfügbar machen, Routinearbeit reduzieren, Transparenz schaffen und Abläufe beschleunigen.
Aber sie ersetzt nicht die Entscheidung darüber, wie Arbeit sinnvoll organisiert werden sollte.
Wer zuerst Prozesse, Verantwortlichkeiten und tatsächliche Bedürfnisse versteht, kann Technologie wesentlich gezielter auswählen.
Dann wird Digitalisierung nicht zum Selbstzweck.
Sie wird zu einem Werkzeug für bessere Arbeit.
PROZESSE & DIGITALISIERUNG
Dann lohnt es sich, vor der technischen Auswahl einen Blick auf Prozesse, Verantwortlichkeiten und tatsächliche Anforderungen zu werfen.
Gemeinsam können wir klären, was künftig besser funktionieren soll und wo Technologie dabei wirklich sinnvoll unterstützt.
Das Erstgespräch ist kostenfrei und unverbindlich.
Was kann man mit 12 Coaching-Tagen verändern?Sie müssen den Inhalt von reCAPTCHA laden, um das Formular abzuschicken. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten mit Drittanbietern ausgetauscht werden.
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